Rollen in teams, waarom en hoe werkt het

Rollen in teams: 

waarom en hoe dan?

Bedrijven die overstappen op zelforganisatie of zelfsturende teams krijgen al snel met de vraag te maken hoe het werk van de traditionele leidinggevende verdeeld moet worden. We spreken veelal van rollen in zelforganiserende teams binnen een zelfsturende organisatie. De vragen waarmee je als leidinggevende en/of werkgever verhoudingsgewijs het meest te dealen krijgt zijn;

• Wat zijn rollen in zelf organiserende teams?
• Waarom heb je rollen nodig?
• Hoe kom je tot logische rollen? 

Wat zijn rollen in zelfsturende teams? 

Aan rollen in zelforganiserende teams kun je zelf invulling geven. Over het algemeen kent een rol een specifiek doel (zoals planning of HR) waar bepaalde verantwoordelijkheden en taken bij horen. Rollen werken het beste wanneer deze gekoppeld worden aan de juiste personen. Juist is hier de medewerker die van nature de kwaliteiten in zich heeft om de rol uit te dragen. Je zou kunnen denken aan onderstaand voorbeeld. 

Wanneer een medewerker een rol heeft die bij hem/haar past is er weinig energie en begeleiding nodig om de taak/rol volgens verwachting uit te voeren. Daar waar we als samenleving gewend zijn om in zoveel mogelijk vaardigheden jezelf thuis te voelen en op een acceptabel level uit te voeren, is het efficiënter om iemand aan te spreken op intrinsieke kwaliteiten. De kwaliteiten die niet of weinig aanwezig zijn kunnen bevraagd worden aan een ander teamlid die ze wel heeft. Een van de gevolgen is doordat we elkaar bevragen, de ander zich gezien voelt. Dat maakt dat de energie, het vertrouwen in elkaar, en vooral ook ruimte binnen het team automatisch aanwezig zijn.

Waarom heb je rollen nodig?

Het is altijd goed om je af te vragen waarom een dergelijke beweging naar zelforganisatie en rollen noodzakelijk is. Het is vooral anders kijken naar je organisatie en taken en verantwoordelijkheden op een manier verdelen zoadt je bedrijf veel minder risico loopt wanneer sleutelposities wegvallen. Absoluut van belang is dat het binnen de organisatie kraakhelder is wie welke taak/rol heeft. Voorkom dat binnen een team elkaar verantwoordelijkheden overgenomen worden. Enkele redenen vóór zelforganiserende teams en rollen:

• Een slechte leidinggevende is #1 reden voor het nemen van ontslag. Als je de werkzaamheden van een leidinggevende in een gelijkwaardig team op kunt pakken heeft dit een positieve invloed op verloop.
• Rollen geven je de mogelijkheid om jouw kwaliteiten door te ontwikkelen op verschillende vlakken, naast je ‘standaard’-werkzaamheden. Het geeft je bovendien een breder perspectief van het functioneren van een organisatie, waardoor je bewuster (samen)werkt.
• Als je een teamleider hebt worden veel taken (e.g. planning, kwaliteitcontrole, recruitment, financiën) door één persoon gedaan. Dat maakt een team kwetsbaar als deze persoon vertrekt of bijvoorbeeld ziek is. Een team waarin rollen verdeeld zijn is minder afhankelijk van één persoon en daardoor weerbaarder.

Uiteraard zijn rollen niet in één dag gerealiseerd, en het is bovendien logisch dat zelforganiserende teams een aantal fases doorgaan voordat de samenwerking in de nieuwe vorm vlekkeloos verloopt.

Om te komen tot logische rollen is het van belang om een aantal zaken helder te krijgen:

• Wat is onze visie op zelforganisatie of zelfsturing? Iedere succesvolle verandering in werk start bij een duidelijk visie. Waarom willen we dit? Wat gaat het medewerkers, klanten, en de organisatie opleveren? Wat is de stip op de horizon? Hoe zou de organisatie er uitzien bij perfecte zelforganisatie? Het ontwikkelen van een heldere en inspirerende visie is een van de randvoorwaarden voor succesvolle zelforganisatie.
• Welk werk deed de leidinggevende? Als je helder hebt waar je heen wilt is het zaak om precies helder te krijgen wat leidinggevenden deden. Het makkelijkste is om dit gewoon eens onder elkaar op te schrijven. Hoe heb je je tijd als leidinggevende besteed? Zijn taken logisch te clusteren in rollen?
• Welke werkzaamheden worden binnen de kaders van het team opgepakt? Zelforganiserende teams die in rollen gaan werken krijgen veelal kaders mee van het (kleinere) management. Binnen deze kaders organiseert het team haar activiteiten, maar niet alles hoeft door het team opgepakt te worden. Zo kan ervoor gekozen worden bepaalde taken waar specifieke kennis voor vereist is te beleggen bij ondersteunende afdelingen. Werk de rollen uit op simpele maar zichtbare manier, zodat afspraken duidelijk zijn voor iedereen.
• Hoe verdeel ik op de juiste manier de taken en rollen zodat iedereen het beste uit zichzelf haalt?

Aan de slag met rollen? Check ook eens efficiënt werken in je organisatie!

Nu duidelijk is wat rollen zijn, wat je er aan kunt hebben, en hoe je kunt starten ben jij aan zet. Vind je het prettig als er iemand van ons meekijkt of begeleidt in het vormen van rollen binnen jouw zelforganiserende team? Dan kun je ons bereiken via onderstaande gegevens.

Marcel Derksen

info@lifeskillsacademie.nl -  06 23 58 17 18